Être un conducteur commercial signifie tellement plus que simplement se mettre derrière les roues et conduire vers une destination. Et l’exploitation d’une flotte est tellement plus importante que le fait d’envoyer votre flotte effectuer ses trajets.
Chaque fois qu’un véhicule de transport commercial commence sa journée, il y a des règles de conformité qui doivent être respectées. Ces réglementations sont établies par le Département des Transports (DOT) et appliquées par la FMCSA ou l’Administration de la Sécurité des Transports – il est donc vital pour les entreprises de transport commercial de comprendre et de se conformer à ces réglementations. Lorsqu’une flotte commerciale ne se conforme pas aux réglementations du DOT, une série d’implications peut conduire à des amendes, des véhicules mis hors service et des pénalités.
En tant que propriétaire de flotte, il est de votre devoir de vous assurer que tout le monde respecte ces réglementations, car c’est vital non seulement pour la sécurité de vos conducteurs, mais aussi pour la satisfaction de vos clients.
Qu’est-ce que la conformité DOT ?
La conformité DOT suit un principe simple : tant qu’il existe des règles, vous et votre flotte devez les suivre. En termes simples, vous devez enregistrer par date et vous assurer que tout se déroule comme prévu. Cependant, la conformité dans le domaine des transports a toujours suivi une évolution constante des réglementations, toutes destinées à susciter des inquiétudes quant au nombre croissant d’accidents ou à l’industrie en difficulté.
Les ministères des transports ont élaboré une série de règles destinées à réduire le nombre d’accidents, mais malheureusement, aucune d’entre elles n’a permis d’éliminer complètement les accidents. Ils disposent d’un vaste ensemble de règles et de règlements conçus pour les conducteurs commerciaux. Leurs règles précisent clairement qui et où peut conduire ces véhicules et quand est la quintessence des règlements du DOT.
Bien qu’elles ne semblent pas fonctionner ou même avoir un certain sens, les réglementations du DOT sont censées être suivies afin d’assurer la sécurité des chauffeurs routiers, amateurs ou professionnels, sur leurs itinéraires. En tant que propriétaire de flotte ou membre d’une équipe de sécurité, il est de votre devoir d’encourager chaque conducteur à suivre ces règles.
A quoi ressemble la conformité DOT ? Cela peut sembler différent d’une entreprise à l’autre ou en fonction de la taille de chaque équipe de sécurité ou de la manière dont elle partage ces responsabilités. Par exemple, une journée normale consisterait probablement en une combinaison de tâches telles que l’organisation de formations et de tests sur route, l’examen des candidatures, l’aide aux répartiteurs pour la préparation des itinéraires, la demande de vérifications d’emploi, etc.
Conformité n’est pas synonyme de sécurité
Une chose essentielle à retenir tout au long du processus de conformité est que « conformité » n’est pas synonyme de « sécurité ». Alors que la conformité fait strictement référence aux règles mandatées par l’État pour suivre les réglementations du DOT dans la manière dont vous gérez et évaluez votre flotte, la sécurité consiste à trouver une corde entre les exigences minimales afin d’éviter et de minimiser les risques autant que possible.
Toute entreprise de transport commercial doit considérer la conformité comme un élément essentiel du processus de sécurité. En tant que propriétaire d’une flotte, vous devez savoir si vos plongeurs sont en sécurité et en bonne santé pendant leurs trajets, non seulement pour leur sécurité mais aussi pour celle des autres. Selon la façon dont les responsabilités sont partagées dans votre entreprise, il est absolument vital de contrôler de près vos conducteurs par le biais du rapport sur les véhicules à moteur et de faire suivre une formation aux nouveaux conducteurs. En vérifiant les MVR, vous pouvez révéler les comportements dangereux et les mauvaises habitudes de conduite qui pourraient mettre votre flotte en danger. En sachant cela bien avant que quelque chose de grave ne se produise, vous pourrez prendre les mesures nécessaires pour éviter les accidents causés par de tels comportements.
Cependant, il est nécessaire de se rappeler que la conformité n’est qu’un aspect essentiel du processus de sécurité. Les meilleurs comportements de conduite ne se manifestent pas du jour au lendemain. Les pratiques de conduite sûre évoluent après des actions répétées et appliquées, ce qui signifie que ce n’est qu’au prix de normes d’embauche, de formation et d’orientation laborieuses que vous pourrez obtenir ces pratiques. Ainsi, si vous choisissez de toujours souligner l’importance de la sécurité et de respecter les réglementations du DOT, vos conducteurs finiront par suivre le mouvement.
Comment parvenir à une meilleure conformité DOT ? C’est à la fois une question de temps et d’énergie. Il existe de nombreux registres que vous êtes censé tenir et de nombreuses règles que le DOT veut que vous suiviez et reteniez. Le problème est que ces règles ont parfois tendance à changer. En gardant cela à l’esprit, il est essentiel de développer un savoir-faire sur ce qu’il faut rechercher dans chacun de vos dossiers. Prenez-en l’habitude, recherchez toujours les petits détails et vous serez plus rapidement en conformité que vous ne le pensez.
Pourquoi ai-je besoin d’un logiciel de conformité DOT ?
Selon AvatarFleet, le logiciel de conformité DOT fournit aux conducteurs des solutions pour améliorer la formation et la gestion et les aider à respecter les exigences du DOT. Mais si vos chauffeurs peuvent être des personnes parfaitement compétentes et aimables, ils ne sont que des humains, et les humains sont capables de faire des erreurs un jour ou l’autre. C’est dans notre nature de faire des erreurs et nous ne pouvons rien y faire. Les accidents arrivent, et c’est pourquoi nous comptons sur les assurances, pour tout couvrir, depuis nos voitures, nos maisons et nous-mêmes. Personne ne peut le nier. Il vaut mieux payer un peu et avoir l’esprit tranquille au cas où quelque chose arriverait. Et c’est pourquoi les entreprises de transport commercial comptent sur les logiciels de conformité DOT.
Pour beaucoup, ce logiciel est une assurance contre la colère éventuelle d’un inspecteur DOT. Il s’agit d’une couche supplémentaire de protection qui protège vos équipes de sécurité contre les erreurs potentielles qui pourraient vous valoir des amendes inattendues.
Un logiciel de conformité de point peut vous aider à organiser et à donner un sens à votre système de maintenance actuel, et il peut vous aider à garder les inspecteurs du DOT loin de vous lorsque vous vous y attendez le moins.
Des défis peuvent apparaître à tout moment, des situations qui obligeront votre responsable de la sécurité à fouiller dans les vieux dossiers ou à revérifier quelque chose. Il est fort probable que votre équipe de sécurité soit extrêmement occupée, avec de nombreuses autres tâches à accomplir chaque jour. En utilisant un logiciel de conformité, vous épargnez à votre équipe toutes ces futilités, car tout ce dont vous avez besoin n’est qu’à quelques clics et frappes de clavier. Il n’est plus nécessaire de fouiller dans le vieux classeur ni de passer des heures dans les feuilles de calcul pour trouver un seul permis.
L’utilisation d’un logiciel de conformité DOT fera gagner à votre équipe beaucoup de temps, d’argent et d’énergie. Mais surtout, il aidera votre entreprise à se conformer au mandat sans trop de tracas.