La plupart des gens sont désorientés lorsqu’il s’agit de générer des documents dans Salesforce. La plupart d’entre eux essaient d’installer ou d’acheter des applications qui prétendent aider à la génération de documents salesforce. Toutefois, avant d’entreprendre ces démarches, vous devez connaître certains facteurs.
Dans cet article, nous avons essayé d’expliquer les facteurs que vous devez connaître avant de choisir une solution pour votre génération de documents afin d’obtenir vos données de la manière la plus précise possible.
Qu’est-ce que la génération de documents ?
Comme son nom l’indique, la génération de documents vous permet d’automatiser le processus de documentation dans Salesforce. Grâce à ce processus, vous pouvez créer des documents au format PDF ou HTML à l’aide de données provenant de différentes sources, en suivant un modèle particulier. Il existe de nombreuses applications de génération de documents Salesforce connues, comme Sdocs et PDF Butler, qui vous aident à exporter en douceur vos données dans le format souhaité.
Le pouvoir de créer des documents par le biais de Salesforce peut vous aider à créer un devis, vous permettant de générer un rapport complexe ou un planning du personnel sans aucun souci.
La facilité d’accès ainsi que les avantages de rester toujours à jour font partie des principaux avantages des documentations. La possibilité de fusionner les données de différents objets salesforce, en les positionnant dans le modèle, la possibilité d’éviter les erreurs manuelles, et le rythme de création de certains des plus beaux documents sont d’autres avantages majeurs qui ont gagné le cœur des utilisateurs au fil du temps.
Conception de modèles de documents
C’est la première étape d’une bonne application de génération de documents Salesforce. Vous devez vous assurer que tout le monde a accès à l’outil de conception de modèles. Dans le monde d’aujourd’hui, il y a un nombre égal de personnes qui utilisent Mac et Windows à travers le monde. Ainsi, avant de mettre le modèle à la disposition de tous, assurez-vous qu’il est compatible avec les deux systèmes. La plupart des applications modernes de génération de documents pour Salesforce sont compatibles avec les deux systèmes d’exploitation.
L’utilisation d’un éditeur en ligne, qui est basé sur HTML, est peut-être la meilleure façon de le faire. Bien que vous puissiez trouver facilement des solutions basées sur MS-Office, elles n’aideront en aucun cas les utilisateurs de Mac.
Capacités d’édition
Les choses deviennent nettement plus faciles si votre application est dotée d’un éditeur de documents facile à utiliser. Cela vous permettra de créer toutes les modifications liées aux documents en quelques clics seulement. En l’absence de telles fonctionnalités, vous vous retrouverez rapidement à manipuler les fonctions compliquées de Salesforce pour obtenir les résultats escomptés. Gardez toujours à l’esprit de vérifier ces petites choses lorsque vous trouvez le bon type d’application de génération de documents.
Un bon outil d’édition vous permettra également de glisser et déposer les données des champs dynamiques de salesforce dans le modèle. Il vous aidera également à définir les sections des documents, que d’autres personnes pourront utiliser librement.
Automatisation des documents
Votre productivité et celle de votre entreprise peuvent être considérablement améliorées par la simple mise en œuvre de la fonctionnalité de base de génération de documents Salesforce. Cependant, vous pouvez utiliser d’autres applications pour enrichir l’expérience documentaire des utilisateurs.
Certaines des applications disponibles sur le marché permettent la mise en œuvre d’un flux de travail sophistiqué qui peut vous aider à automatiser d’autres activités liées aux documents.
Voici quelques exemples des fonctionnalités que vous obtenez grâce à cette application.
- Les fonctionnalités de sélection automatique des images, textes alternatifs et tableaux en fonction des destinataires des documents.
- Ajouter des pièces jointes en tant que documents séparés tout en utilisant des options de sélection simples ou des règles automatiques.
- Gestion de différentes variantes linguistiques d’un même document.
- Automatiser les approbations et les circulations.
- Rendre le processus d’intégration du service de signature électronique transparent.
Au premier coup d’œil, tout cela peut sembler un peu exigeant. Cependant, avec l’aide d’une bonne application, qui vous aide à automatiser la documentation, les choses peuvent devenir étonnamment faciles.
Vous pouvez également gérer tous ces éléments à l’aide de la section d’édition de documents de l’application. Ces simples changements vous permettront d’améliorer considérablement votre productivité.
Le type de documents que vous utilisez ?
Le type d’application de génération de documents salesforce que vous choisissez sur le marché dépend largement de vos exigences en matière de qualité des documents. Plus vos besoins sont complexes, plus vous devez être attentif à l’étude des différentes options possibles.
Il y a quelques applications populaires disponibles sur le marché qui peuvent vous aider à apporter les données de sortie requises à partir du champ Salesforce, et à personnaliser ces données dans une mise en page compliquée sans faire face à de nombreuses critiques. Assurez-vous également de demander une preuve de concept pour vérifier si l’application peut vous aider et dans quelle mesure elle peut le faire.
Façons d’utiliser la génération de documents
La génération de documents vous permet non seulement de traiter les documents commerciaux essentiels, mais aussi de concevoir la tenue en fonction de l’identité de vos marques. Cela signifie qu’avec l’aide de l’application de génération de documents, vous pouvez facilement façonner les documents tels que les propositions commerciales et les contrats tout en vous assurant qu’ils reflètent parfaitement l’identité de votre marque.
Alors que vous pourriez penser que la mise en œuvre de l’application de génération de documents Salesforce sera difficile, la réalité est exactement le contraire. Il vous suffit de concevoir le modèle à l’aide des modèles types disponibles tout en respectant les directives de votre organisation. Une fois le modèle prêt, la génération du document devient facile. De cette façon, vos utilisateurs peuvent créer des documents en quelques clics seulement.
Avec de plus en plus de petites et grandes entreprises qui intègrent la force de vente dans leur système pour gérer leurs ventes et obtenir une meilleure plateforme de gestion, il devient tout aussi important pour les applications de génération de documents de fournir des données de la manière la plus élite. Avant d’opter pour une application particulière, il est souvent recommandé de faire des recherches pour trouver le bon outil pour un investissement unique à long terme. Vous ne voulez pas changer d’application régulièrement. Pour plus d’informations, naviguez en ligne et consultez les sites Web de différents logiciels de génération d’applications pour trouver le bon type de fonctionnalités.